Política de uso

1. Cómo se asigna el plan

Todos los planes de Cóbralo incluyen un volumen amplio de DTE, desde 10,000 documentos al mes en el plan más básico. Por eso el precio no depende principalmente de la cantidad de documentos emitidos, sino del perfil del negocio y de la capacidad operativa que necesita.

1.1 El plan se asigna por perfil. El precio refleja el tipo de negocio, el tamaño del equipo, las sucursales y las funciones que utiliza.

1.2 Existen dos tipos de restricción. Las técnicas las aplica el sistema de forma automática: DTE mensuales, usuarios, sucursales, clientes registrados, productos, compras mensuales, notificaciones y funciones. Las de elegibilidad son condiciones que el cliente declara al contratar y que Cóbralo puede verificar.

1.3 La emisión de DTE no se corta a mitad de mes por límites. Cuando un cliente supera un límite o no corresponde a su plan, se le reclasifica, sin interrumpir su cumplimiento tributario en el mes en curso.

1.4 Transparencia previa. Todas las condiciones se publican antes de contratar. Ningún cliente debe descubrir un límite después de pagar.

1.5 Excepciones documentadas. Toda excepción se aprueba por escrito, con plazo definido, y queda registrada en la ficha del cliente.

2. Elegibilidad por plan

Emprendedor admite hasta dos sucursales porque es común que un micronegocio inscriba dos locales pequeños ante Hacienda, como dos kioscos. La capacidad del plan (2 usuarios, 1,000 productos, 200 compras al mes y POS básico) mantiene el perfil de un negocio pequeño aunque opere en dos puntos.

Por encima de 40,000 DTE mensuales, con más de cinco sucursales, o cuando la emisión se hace desde un sistema propio del cliente (ERP, tienda en línea u otro software), corresponde una Licencia de Integración, que se cotiza y contrata por separado.

3. Límites de capacidad

Todos los planes incluyen inventario. En Profesional y Emprendedor es básico; desde Negocio es completo y se actualiza en tiempo real con el POS. El detalle de funciones por plan está en la tabla comparativa.

4. Cómo se cuentan los límites

4.1 Clientes registrados. Son los clientes guardados en el catálogo con sus datos. Las ventas a consumidor final sin registro no cuentan.

4.2 Productos en catálogo. Son los productos y servicios activos. Los productos desactivados no cuentan. Las variantes de producto están disponibles desde Negocio.

4.3 Compras y WhatsApp. Se cuentan por mes calendario, se reinician el primer día de cada mes y lo que no se usa no se acumula. Las compras incluyen las registradas manualmente y las importadas.

4.4 Encargado de tienda. Disponible en Negocio Pro y Comercio Pro. Es un administrador asignado a una sucursal: gestiona la operación de esa sucursal, pero no ve ni modifica las demás ni la configuración general de la empresa. Ocupa uno de los usuarios del plan.

4.5 Auditoría. Disponible desde Negocio. La auditoría de WhatsApp muestra el registro de las notificaciones enviadas a los clientes. La auditoría de acciones del sistema muestra qué usuario realizó cada acción y cuándo.

4.6 Tope mensual de DTE. Se cuentan todos los DTE transmitidos al Ministerio de Hacienda durante el mes calendario, de cualquier tipo. Los eventos de invalidación no cuentan. El contador se reinicia el primer día de cada mes y el sistema avisa al cliente cuando llega al 80% y al 100% de su tope.

4.7 Al superar el tope de DTE. La emisión no se detiene durante el mes en curso. A partir del mes siguiente, el cliente debe cambiar al plan cuyo tope cubra su volumen, pagando la diferencia prorrateada. Por encima de 40,000 DTE mensuales corresponde la Licencia de Integración.

4.8 Al llegar a los demás límites. El sistema no borra ni bloquea lo que ya existe. Solo impide crear el siguiente registro y le muestra al cliente las opciones de cambio de plan.

5. Add-ons disponibles

Los add-ons son módulos opcionales que se contratan aparte sobre el plan. El plan Profesional no admite add-ons. Los precios están en los Términos y condiciones.

Gasolinera es exclusivo de Comercio Pro. Un cliente que necesite ese módulo debe contratar Comercio Pro, sin importar su tamaño.

6. Usos no permitidos en todos los planes

6.1 Compartir un mismo usuario entre varias personas. Cada usuario es personal e intransferible.

6.2 Emitir documentos por un NIT distinto al amparado por la licencia.

6.3 Revender, sublicenciar o ceder el acceso a terceros.

6.4 Automatizar la emisión mediante scripts, bots o integraciones no autorizadas. La emisión desde sistemas propios requiere Licencia de Integración.

6.5 Fraccionar una misma operación comercial en varias licencias de planes inferiores para evadir los límites.

6.6 Proporcionar información falsa sobre el tipo de contribuyente, el giro o el tamaño del negocio.

6.7 En el caso de contadores: quien emite documentos por varios clientes necesita una licencia por cada NIT. Si el contador del cliente necesita acceso, debe usar un usuario propio dentro del límite del plan; no puede usar las credenciales del titular.

7. Señales de reclasificación

8. Proceso de reclasificación

9. Excepciones

Solo Cóbralo puede aprobar una excepción, siempre por escrito, con plazo definido y registrada en la ficha del cliente. Los casos típicos son picos de volumen estacionales documentados, organizaciones sin fines de lucro, periodos de prueba de un plan superior y clientes con condiciones anteriores que se respetan hasta su renovación.

¿No sabes qué plan te corresponde? Escríbenos por chat y lo revisamos contigo según tu tipo de contribuyente, tu equipo y tus sucursales.